Не справившись с теми или иными житейскими задачами, мы часто жалуемся на нехватку времени, с досадой провозглашая: «Жаль, что в сутках только 24 часа». Но даже если б в сутках было 25 и более часов, эта проблема никуда б не исчезла. Более того, с каждым днем она уверенно набирала бы обороты.

Сегодня существует целая научная отрасль, посвященная изучению проблем и методов оптимизации временных затрат, – тайм-менеджмент. Основной практической целью тайм-менеджмента является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление временем.

Проанализоровав литературу по проблеме управления временем, мы смоделировали следующую семишаговую технику, которая призвана помочь «укротить» неуловимое время. Другими словами, научиться использовать его более эффективно.

Шаг 1: Выявление помех времени

Прежде всего, необходимо выявить причины потерь вашего времени. Для этого нужно оценить и проанализировать, как вы проводите свое время сейчас. Чтобы сделать это, разделите свои сутки на 15-минутные сегменты. Затем запишите, что вы делаете каждые 15 минут. Нужно записывать все подробности, до самых мелочей: время приема пищи, время, проведенное за рулем автомобиля, время встреч друзьями или походов в кино, – все без исключения.

В конце дня проанализируйте записи, просуммировав время, потраченное на каждый вид деятельности, и установите главных «поглотителей времени». Отметим, что такие наблюдения часто вызывают досаду – ведь столько времени мы тратим впустую! Но это необходимо, иначе как мы сможем более эффективно распоряжаться временем, если не знаем, как бесцельно мы привыкли его тратить.

Шаг 2: Постановка целей

Самая важная вещь, которую вы можете сделать, чтобы управлять временем, – это установить цели на день, неделю, месяц, квартал, год и более продолжительный срок. Серьезно задумайтесь о перспективах своей жизни и работы. Затем возьмите записную книжку и пропишите цели, начиная с долгосрочных и заканчивая текущими, т.е. целями на предстоящий день.

Вся эта писанина может быть утомительной, но знайте, она способствует продвижению вперед. Вы сможете понять, на что стоит отдавать больше времени, а на что его не стоит тратить совсем.

Шаг 3: Расстановка приоритетов

Обозначенные вами цели необходимо соответственно расставить с учетом степени их жизненной важности. Первоначально сосредоточиться на главном, а второстепенному уделить внимание позднее. Чтобы облегчить себе задачу, разделите цели или дела на три группы: А, Б, и В.

В группу А войдут те дела, которые должны быть выполнены в первую очередь, без отлагательств. Группу Б составят дела, которые вы бы хотели сделать сегодня, однако если не получится их выполнить, то это можно будет осуществить и на следующий день.

В список В включите те дела, которые вы хотели бы сделать, если у вас будут выполнены все дела из списков А и Б. А если дела из этого списка никогда не будут выполнены, то ничего страшного, без них можно обойтись.

Шаг 4: Препоручение дел

Будьте избирательны относительно той или иной деятельности. Когда возможно, перепоручайте другим те дела, которые должны быть сделаны, но не требуют при этом вашего личного внимания. И наоборот, избегайте брать ту дополнительную работу, которую другие пытаются поручить вам.

Технология делегирования позволяет освободить время для выполнения других задач и предоставляет возможность другим людям раскрыть свои способности. Ее целесообразно использовать и в профессиональной сфере, и в семейной.

Шаг 5: Составление расписания

Грамотно составьте подробный список дел и график его выполнения с указанием точного времени начала и окончания занятия на предстоящий день. Для этого сегодня есть масса помощников: ежедневники, органайзеры, планировщики и различные специализированные компьютерные программы.

При этом учитывайте биоритмы, которые способны в достаточно серьезной мере влиять на вашу работоспособность. Определите время суток, когда вам легче всего выполнять ту или иную работу. Уделите больше «лучшего» времени задачам категории А. Тогда вы сможете эффективно распределить рабочее время. Не забывайте включать в расписание и время на отдых.

Большим прогрессом будет, если сможете четко спланировать и неделю, и месяц и т.д. Пусть это получится не с первого раза, но со временем вы научитесь делать это быстро и легко.

Шаг 6: Следование расписанию

Воплощая в жизнь задуманное, придерживайтесь составленного расписания настолько точно, насколько это возможно. Существует несколько условий, с помощью которых вы сможете этого добиться. Приведем наиболее существенные из них.

• Наличие порядка. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда. Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи.

• Умение говорить «нет». Для того чтобы научиться отказывать, нужно уметь сосредоточиться на своих целях и расписании. Отклоняйте дополнительно возникающие несрочные проблемы. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если кто-то просит вас сделать то, на что у вас нет времени, решительно, но вежливо откажите. И ни в коем случае не чувствуйте себя виноватым!

• Конец – делу венец. Сталкиваясь с задачей в первый раз, будьте готовы сразу же завершить над ней работу. Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Помните: делу – время, потехе – час. До тех пор, пока вы не закончите запланированную работу, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий.

• Позитивный настрой. Настрой, с которым вы приступаете к решению предстоящих задач, имеет немаловажное значение для последующих успехов или неудач. Начинайте день с позитивного настроя.

Шаг 7: Подведение итогов

Прежде чем отойти ко сну, проделайте анализ прожитого дня, ответив на три вопроса: Что я сделал? Чего я не сделал? И что помешало мне сделать запланированное?». Затем составьте план на следующий день, пребывая в спокойном позитивном настрое.

Наконец, поощрите себя за любое, даже самое незначительное, достижение. Не нужно делать себе большие подарки – достаточно простого массажа или визита в салон красоты. Важно отметить свой успех и получить от этого удовольствие.

Конечно, результаты вы увидите не на следующий день, но они обязательно порадуют вас в будущем. И помните: что бы не происходило в вашей жизни, время, потраченное на себя самого, принесет дивиденды, давая возможности достичь желаемого.